Enfrentarse al desarrollo de nuevos alimentos, en ocasiones, no es tan simple como sentarse en una sala a solas con papel y lápiz. Necesitas inspiración, necesitas a otras personas y necesitas tiempo.
Todo esto lo podemos intentar condensar a través de talleres creativos.

Pero las sesiones creativas no son tan sencillas como solemos pensar. Para muchas empresas son una pérdida de tiempo, y hay que reconocer que si no las ejecutas correctamente serán eso, tiempo perdido.

Un taller bien preparado fluye. Uno mal preparado frustra

Uno de los errores que solemos cometer al realizar talleres creativos es no prepararlos suficientemente bien. Si el taller está bien preparado y bien estructurado, tendremos más posibilidades de que el esfuerzo traiga recompensa.

Y parte de esa preparación es también la elección del tipo de taller a realizar. En ocasiones el “taller” consiste en un brainstorming sin preparación, donde repartimos papelitos y rotuladores de colores y ponemos al equipo a “crear”. Otras veces replicamos un taller que vimos al equipo de informática y que les funcionó para la reorganización de la base de datos, con la esperanza de que concluyamos los nuevos lanzamientos de la próxima campaña.

Por ello, y con el fin de ayudar, os presento un modelo de taller creativo muy sencillo, basado en 4 pasos, que, lógicamente, no sirve para todo tipo de sesiones creativas, ni mucho menos, pero que puede funcionar bien para buscar nuevas aplicaciones a un ingrediente, para crear extensiones de gama o para idear un nuevo packaging, por ejemplo. Mi consejo es que leas este artículo hasta el final y valores si este taller puede funcionarte para conseguir lo que buscas.

ANTES DE EMPEZAR – PREPARACIÓN

Dicho lo cual, vamos a ver la preparación de este taller.

Para la realización del taller necesitarás entre 9 y 12 participantes, y tendrá una duración de aproximadamente 4 horas, dependiendo de la soltura de los participantes. Además de los participantes, tiene que haber un moderador, que normalmente serás tú mismo.

Participantes

Horas

 

Antes de ver cada uno de los pasos en detalle, y como ya hemos comentado, debemos preparar bien el taller. Un taller bien preparado fluye. Uno mal preparado frustra. Para ello, es vital que, como organizador y moderador, te asegures de que se cumplen con los siguientes puntos:

  • Elige a los participantes y confirma su disponibilidad. Ten en cuenta que, cuanto más variado (multidisciplinar) sea el equipo mejor. Necesitarás que las personas que vayan a participar en el taller estén totalmente disponibles para la fecha y hora acordadas. Como  siempre podrán surgir imprevistos de última hora, ten a un par de personas en el banquillo por si fueran necesarias.

 

  • Trabaja en la inspiración de los participantes. Siempre viene bien customizar la sala donde vayáis a realizar el taller. Piensa en el objetivo del taller e intenta poner estímulos que ayuden a la creatividad de los participantes. Por ejemplo, puedes imprimir y pegar por las paredes las mega tendencias en alimentación de ese año si estás con desarrollo de producto, o las tendencias en color si estás con packaging, por ejemplo.

 

  • Crea una hoja/plantilla que sirva para la creación de conceptos. Una cara de un folio donde los participantes rellenen el nombre de su propuesta, una descripción y toda la información extra que consideres (precio, ingredientes, mercado, etc)

 

  • Define los 5 criterios que debemos evaluar en los conceptos seleccionados. Estos criterios serán aquellos que le pidamos al concepto que cumpla. Un ejemplo de 5 criterios serían: ¿es innovador? ¿cubre alguna necesidad del consumidor? ¿cumple con la filosofía de la marca? ¿es fácil de implementar? ¿es rentable?. Pon los criterios que más encajen con el objetivo del taller. Estos criterios NO deben aparecer en la plantilla de conceptos comentada en el punto anterior. Estos criterios los utilizaremos en el cuarto, y último, paso del taller.

 

  • Intenta prohibir el uso de móvil y/o portátil durante la sesión. Esto será casi imposible, lo sé, pero necesitamos que los participantes estén concentrados en el taller.

 

  • Ajústate a los tiempos preestablecidos. No debes secuestrar a los participantes por más tiempo que el acordado, y tampoco debes dejar que los ejercicios se hagan eternos. Los tiempos son importantes para el ritmo y motivación del equipo.

Y, ahora sí, vamos a ver los 4 pasos que componen este sencillo taller creativo.

PASO 0: ROMPE EL HIELO

Lo de decir que son 4 pasos y meter un “paso 0” puede parecer un truco barriobajero para que parezca más sencillo… Bueno, en este caso te diré que siempre que organices un taller creativo debes hacer un “Paso 0” que sirva para romper el hielo, para perder el miedo a dar ideas. Dicho de otra forma, para que el equipo se suelte y se relaje. Por ello, al ser un paso que se recomienda en prácticamente todos los talleres creativos, no lo cuento como paso del taller en sí.

 

Para romper el hielo puedes coger un objeto cotidiano y pedir a los participantes que le busquen otros usos. Se pueden poner en círculo e ir pasando el objeto y en 10 segundos decir un uso diferente al por todos conocido, haciendo varias rondas hasta que se vaya perdiendo la vergüenza.

 

Otra idea es repartir unas fichas donde aparece escrito el nombre de un vegetal y, sin enseñarlo a los demás, cada uno tendrá que dibujarlo en 15 segundos y enseñarlo al resto a ver si alguien adivina qué es.

 

servirá para empezar la sesión creativa con la mente abierta

 

Este tipo de juegos sirven para que los participantes empiecen el taller de mejor humor. También sirve para que pierdan algo de vergüenza. Y, sobre todo, servirá para salir del estado de ánimo de trabajo y empezar la sesión creativa con la mente abierta.

No debes dedicarle más de 10-15 minutos a esta fase. Piensa que todavía no tienes que contar nada del proyecto, solo “jugar”.

PASO 1: DEFINE

Y ahora que todos estamos más relajados empezamos a entrar en materia. En este paso vamos a definir el objetivo del taller.

Para ello, vamos a contar el objetivo con nuestras palabras y vamos a asegurarnos de que todos lo tenemos claro. Es importante que entre todos definamos el objetivo, y lo plasmemos con palabras que todos entendamos. Al final de este paso tendremos una frase que escribiremos en una pizarra o papel que estará visible desde cualquier parte de la sala y que servirá de guía en cada decisión que los equipos tomen.

Entre todos definamos el objetivo

Debemos conseguir que todos los participantes colaboren en la definición del objetivo y sea el objetivo de todos, no solo el tuyo.

 

Una vez definido el objetivo, debemos hacer los grupos de trabajo. Lo ideal es tener entre 3 y 4 grupos de 3 personas. Sé flexible con la formación de los grupos. Deja al equipo que sienta que ellos mismos están decidiendo los grupos. En los siguientes pasos los iremos cambiando para ganar en diversidad.

Cuando los grupos estén formados, que cada grupo elija un portavoz.

 

Este paso no debería llevar más de 20 minutos.

PASO 2: CREA

Ahora que ya tienes el objetivo definido y los equipos creados entramos en la etapa más creativa, donde nos vamos a dedicar a crear nuevas propuestas. Debemos concentrar toda la creatividad en esta fase y añadir toda idea por loca que parezca. El objetivo ahora es sumar y sumar, ya habrá tiempo de restar más adelante.

El objetivo ahora es sumar y sumar.

Para ello, lo haremos en dos fases. En la primera repartiremos las plantillas que hemos comentado anteriormente que debes crear y le diremos a los equipos que vayan creando conceptos/productos. Les daremos 15-20 minutos y cada grupo tendrá que crear al menos 3 conceptos. Al finalizar esta fase debemos tener, al menos, 9 conceptos/productos. El portavoz del equipo recogerá todas las ideas y las leerá y explicará brevemente.

En la segunda fase, cogeremos a una persona de cada equipo y la cambiaremos a otro, de forma que todos los equipos tengan a una persona nueva.

Entonces, cogeremos todos los conceptos creados por un equipo y se los pasaremos a otro, de forma que cada equipo tenga los conceptos de otro equipo. Volveremos a repartir plantillas y les pediremos que, basándose en los conceptos que ahora tienen en su haber, creen otros conceptos. Pueden modificar, fusionar, inspirarse para crear otros nuevos, lo que quieran con el fin de añadir más conceptos.

Como inspiración, te puede servir la Osborn’s checklist o SCAMPER.

Les daremos otros 15-20 minutos, e igualmente, cada grupo tendrá que conseguir, al menos, 3 nuevos proyectos. Ahora otro miembro del equipo que no sea el portavoz tendrá que explicar cada proyecto ideado al resto.

 

Al terminar estas dos fases debemos tener al menos 18 conceptos creados. El paso 2 es el más largo de los 4 pasos. Déjales algo más de tiempo si ves que hay equipos muy motivados con muchas ideas que añadir.

 

Este paso debería durar en total en torno a 90 minutos.

PASO 3: ELIGE

Ahora que tenemos muchas ideas, toca elegir las mejores. Para ello, otra vez, lo haremos en dos fases, y, esta vez, no habrá grupos.

 

En la primera fase el moderador, es decir tú, leerá cada concepto e irá comentando con el equipo si el concepto va alineado o no con el objetivo definido al principio. Es posible que en la fase creativa surjan ideas que tengan sentido y, al analizarlas en grupo, veamos que no cumplen con el objetivo definido. Estas ideas debemos descartarlas.

En la segunda fase pondremos todas las ideas restantes en la pared y cada participante de forma individual, tendrá que votar las tres mejores ideas. Se pueden repartir pegatinas para que se peguen sobre la ficha de concepto de la pared, se pueden marcar con un rotulador o simplemente pueden ser anotadas por el moderador.

De la votación sacaremos conclusiones sobre los conceptos que mejor funcionan. Debemos elegir los más votados, con un mínimo de 3 conceptos y un máximo de 6. (estas recomendaciones son orientativas. Siéntete libre para elegir menos o más)

 

Este paso debería durar unos 30 minutos.

PASO 4: AJUSTA

A estas alturas debemos tener unos pocos conceptos seleccionados que estarán alineados con el objetivo definido. Así que, volvemos a los grupos para dar el último paso, que, para no variar, irá también en dos fases.

Para seguir dando heterogeneidad a los grupos, volveremos a cambiar a una persona del grupo que no haya cambiado anteriormente.

Ahora toca mejorar el concepto

En la primera fase trabajaremos con los 5 criterios que definiste previo al taller. Se reparten los conceptos ganadores por los grupos y cada uno tendrá que puntuar los distintos criterios del 1 al 5.

 

15 minutos debe ser tiempo más que suficiente para esta primera fase.

 

Una vez que hemos puntuado todos los conceptos pasamos a la segunda fase, que es concretar las medidas posibles para conseguir subirle la puntuación a aquellos criterios que no tengan un 5. Dicho de otra manera, ahora toca mejorar el concepto para que cumpla los criterios preestablecidos. Igualmente no debería llevar más de 15 minutos.

 

Por último, una persona de cada grupo que todavía no haya hablado tendrá que explicar la puntuación de cada criterio y las medidas para mejorar dicha puntuación. Se permite debate sobre las puntuaciones y las medidas

 

Este cuarto paso, en total, debería durar unos 45 minutos.

Y hasta aquí el taller. Solo quedaría dar las gracias a los participantes y dejarles bien claro que su tiempo ha sido muy valioso, que tenemos muy buenos conceptos y que ahora vamos a trabajar en ellos para intentar que se apliquen.

 

Eso en cuanto a los participantes, a ti te queda algo más todavía por hacer. Si todo ha salido bien, tendrás en torno a 20 ideas, de las cuales unas 3-6 estarán muy bien definidas y ajustadas. Toca revisar el trabajo realizado, toca corregir lo que no haya sido del todo correcto, y toca “vestir” bien esos conceptos para que los puedas presentar internamente. Uno de los problemas por los que los talleres creativos no funcionan es porque se espera que al terminar el taller ya esté todo hecho. El taller creativo te dará ideas y, entonces, empieza el trabajo.

Cuando estamos en «modo trabajo» no somos creativos

CONSEJO EXTRA

Para terminar, te dejo un consejo a tener muy en cuenta. Cuando estás en un entorno laboral, como la oficina, cuesta “encender” el modo creativo y dejar los problemas del día a día a un lado. Para ello, además de las recomendaciones ya comentadas al principio del artículo, como, evitar los móviles y portátiles, te recomiendo que intentes realizar el taller en algún sitio externo a la oficina, o que no se utilice normalmente para las reuniones. Debes romper esa relación con el trabajo diario. Cuando estamos en “modo trabajo” no somos creativos.

Armando Martinez

Tecnólogo de alimentos, con 15 años de experiencia en el desarrollo de nuevos productos (NPD).

Apasionado de la innovación alimentaria y los procesos creativos.

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